Mambo 12 Ya Kuzingatia Wakati Wa Kuandika Curriculum Vitae (CV)

Miongoni mwa post ambayo ilisomwa na inaendelea kusomwa zaidi ni pamoja na hii ya Jinsi Ya Kushinda Usaili (Interview) Wa Kazi. Nawashukuru wote ambao wameniandikia kupitia sehemu ya maoni na wale ambao wamewasiliana nami moja kwa moja kupitia barua pepe. Inatia moyo kuona kwamba nilichokiandika kilimsaidia mtu mmoja au wawili.
Miongoni mwa walioniandikia wengi waliomba niandike pia kuhusu jinsi ya kuandika Curriculum Vitae(CV) au Resume kama inavyojulikana katika nchi za magharibi hususani Marekani na Canada. Niliahidi kwamba nitaandika. Leo natimiza ahadi.
Nimeridhia(na niombe msamaha kwa kuchelewa) kwa sababu kabla ya kuitwa kwenye usaili(interview) mazingira ya kawaida ya utaratibu wa kisasa wa kuomba kazi yanasema utatuma kwanza maombi. Maombi huambatanisha vitu viwili; barua ya kuombea kazi(cover letter) na curriculum vitae. Vitu hivi viwili ndivyo vitakutambulisha kwa mwajiri wako mtarajiwa.
Kabla sijaenda mbali, nijibu kwa kifupi kuhusu tofauti kati ya Curriculum Vitae na Resume. Kimsingi zinafanana. Nia na madhumuni zinafanana. Tofauti kubwa ninayoiona ni kwenye aina za taarifa zinazowekwa. Kwenye Curriculum Vitae(CV) utakuta taarifa nyingi na binafsi kumhusu muomba kazi.Utakuta tarehe yake ya kuzaliwa,uraia,jinsia hali ya mahusiano(ameoa,hajaoa nk). Wengine hutaja mpaka idadi ya watoto alionao nk.
Kwenye Resume, kwa upande mwingine, taarifa binafsi hazihitajiki. Hawataki kujua tarehe yako ya kuzaliwa,uraia wako,jinsia,umeoa au hujaolewa nk. Kwenye nchi za Marekani na Canada, kwa mfano, taarifa hizo ni taarifa binafsi sana. Mtu ambaye huenda hata kazi unayoiomba asikupe,hatakiwi kuzijua.Hana sababu. Akikuajiri kuna taratibu za kiofisi na njia maalumu za kuhifadhi taarifa hizo.
Baada ya kujibu hilo,tuendelee. Curriculum Vitae(CV) inapomfikia mwajiri huwa anaangalia vitu vikubwa vitatu;

• Kwanza ni UWEZO wako wa kufanya kazi anayotaka mwajiri. Anajiuliza huyu mtu anaweza kufanya hii kazi?

• Pili ni ATAIFANYA hii kazi? Kupitia CV yako muajiri na hususani mtu wa idara ya rasilimali watu(human resources) anaweza kutathmini kama kazi wanayotaka kukupa haitakukinai baada ya muda mfupi ukaikacha.

• Tatu ni mwajiriwa huyu ATAENDANA na taratibu au tamaduni za kampuni? Bila shaka umeshawahi kusikia kitu kinachoitwa “corporate culture”. Kinazingatiwa.

Kwa sababu CV yako ndicho kitu cha kwanza muajiri anakipata na hivyo kujenga picha ya jinsi unavyoenea katika mambo hayo matatu hapo juu, tayari utaona CV ni miongoni mwa vitu muhimu sana utakavyoviandika hapa duniani (pamoja na barua inayoambatana na CV). Huu ndio ufunguo wako kwa kampuni/ajira. Haya hapa ni mambo muhimu ya kuzingatia Kabla Na Wakati wa Kuandika CV;

1. Utunzaji wa Kumbukumbu– CV ni picha ya maisha yako na hususani utendaji na uzoefu wa kazi. Ili uandike CV bora, ni muhimu kuwa na tabia ya kuandika na kuhifadhi kumbukumbu mbalimbali. Hifadhi kumbukumbu kuhusu maisha yako ya shule na kazi mbalimbali ulizowahi kufanya toka utotoni mpaka hivi leo. Kumbuka tarehe na aina ya kazi ulizozifanya na hususani ujuzi na uzoefu ulioupata kutokana na kufanya kazi ile. Hakikisha unaboresha taarifa katika CV yako kila mara.

2. Kumbuka kuandika Jina Na Njia Za Mawasiliano– Katika kampuni ninayoimiliki, hutokea tukawa tunatafuta mfanyakazi au wafanyakazi. Amini usiamini, huwa tunakutana na CV ambazo hazina taarifa muhimu kama jina au njia za mawasiliano. Wakati mwingine namba za simu au anuani za barua pepe zinakuwa hazijakamilika. Kwa hiyo kumbuka kuanza kuandika CV yako kwa kuweka taarifa hizo muhimu.

3. Weka Mission Statement yako– Kumbuka yale mambo makuu matatu niliyoyataja hapo juu. Mwajiri anataka kujua kama UNAWEZA,UTAIFANYA na kama UTAENDANA na kampuni yake. Kupitia Mission Statement yako elezea kwa kifupi tu malengo yako, kwa mfano ndani ya miaka mitano ijayo.Unataka kuwa nani au kufikia wapi?

4. Usiandike Mambo Ya Uongo-Nimewahi kukutana na watu ambao wameandika taarifa za uongo kwenye CV zao ili mradi tu aitwe kwenye usaili au apate kazi. Msema kweli ni mpenzi wa Mungu. Msema kweli pia ni kipenzi cha mwajiri. Andika taarifa za kweli. Kama hukumaliza shule,sema hukumaliza. Usithubutu kuandika kuhusu uzoefu wa kazi ambao huna. Msaili mzoefu anaweza kukukamata kirahisi sana. Utaaibika na kazi hutopata. Kuwa mkweli.

5. Unapoandika Kuhusu Kazi Ulizowahi Kufanya,Ainisha Majukumu Na Mafanikio Yako– Kama una uzoefu wa kazi unayoiomba kutokana na kuwahi kuwa na kazi inayofanana na hii,utamsaidia sana msaili au mwajiri wako mtarajiwa kwa kuoanisha ujuzi ulionao na uzoefu. Andika kwa Kutumia bullet points kuhusu yaliyokuwa majukumu yako na mafanikio. Kama unaomba kazi ya Afisa Mauzo(Sales Officer), kwa mfano, weka majukumu na mafanikio kutoka ulipo au ulipotoka. Ulikuza mauzo kwa asilimia 80%? Weka.

6. Andika Uzoefu wa Kazi Kuanzia Ulipo Hivi Sasa Kwenda Nyuma– Unapoandika kipengele cha uzoefu wa kazi (Experience), anza na ulipo hivi sasa kwenda nyuma. Kazi ya mwaka huu 2016 itakuwa ya kwanza kutajwa kisha zingine kufuatana na miaka/miezi. Kama huna uzoefu wa kazi elezea jinsi ambavyo elimu uliyonayo imekuandaa kutimiza majukumu ya kazi unayoomba. Pia usisahau kwamba Field Work na Practicals za shule ni sehemu ya uzoefu.

7. CV Iendane na Kazi Unayoomba na Tangazo La Kazi Lililotolewa– Mwajiri anapotoa tangazo la kutafuta mfanyakazi,huwa anaweka wazi jina la kazi(title), majukumu na kisha huanisha sifa za mwajiriwa wanayemtafuta. Hakikisha kwamba CV yako inaendana na kilichoombwa. Njia nzuri ni kuchukua kipande cha karatasi na kukigawa sehemu Mbili. Upande mmoja andika anachotaka mwajiri na upande mwingine ulichonacho (uzoefu,ujuzi,elimu nk) Hapo utaweza kirahisi kuandika CV inayokwenda vyema na kilichoombwa. Epuka kutuma CV hiyo hiyo kwa kila kazi unayoomba. Nimeona siku hizi kuna vijana wanatuma CV zao kupitia kwa agents. Anachukua CV yako na kutuma kwa waajiri 100. Nyingi zinaishia kapuni. Usipoteze muda wako.

8. Usiache Kuweka Au Kuainisha Miaka/Vipindi– Mara kadhaa nimekutana na CV ambazo katika kipengele cha uzoefu kuna gap kwa maana ya miaka iliyorukwa. Utakuta mtu kaandika alimaliza shule mwaka 2010 kisha akaanza kazi fulani mwezi Januari mwaka 2011 mpaka mwezi Mei mwaka 2012. Kisha kazi inayofuatia alianza mwezi Julai mwaka 2015. CV yake haionyeshi chochote alichokifanya kuanzia mwezi Mei mwaka 2012 mpaka Julai 2015. Haionyeshi kama alienda shule tena (kitu ambacho kinaweza kuelezea kirahisi hiyo gap). Swali ambalo muajiri au msaili atabaki nalo ni huyu alikuwa wapi katika kipindi hiki? Alikuwa jela? Matokeo yake CV inawekwa kapuni.

9. Unapotoa Referees/References Hakikisha Umewasiliana Nao Na Wamekupa Ruhusa– Kazi nyingi za siku hizi zinamtaka muombaji kuweka Referees/References. Unaweza kusema wadhamini au watu ambao wanakufahamu. Kwanza kabisa usiweke ndugu au rafiki.Ni rahisi sana kugundulika. Weka watu ambao umewahi kufanya nao kazi au kama huna uzoefu wa kazi,weka waalimu na wakufunzi wako. Lakini kabla hujamuweka mtu jina lake na njia ya kuwasiliana naye, hakikisha umemtaarifu na amekupa ruhusa. Kama hamjawasiliana muda mrefu, hakikisha kwamba bado anapatikana kutokana na njia za mawasiliano ulizotoa nk. Njia rahisi ni kuwasiliana na watu ambao unategemea kuwatumia kama Referees/references mara kwa mara. Isitoshe sio vizuri kuwatafuta watu pindi unapokuwa na shida nao tu.

10. Usizidishe Kurasa Tatu– Ingawa kwa watu wenye uzoefu mwingi wa kazi au wamewahi kufanya kazi sehemu nyingi kurasa tatu zinaweza zisitoshe, mara nyingi waajiri wanataka CV yenye kurasa zisizozidi tatu labda tu kama kazi unayoomba imeweka wazi kwamba hawatojali kurasa zaidi ya 3. Kumbuka kwamba waombaji mnaweza kuwa wengi sana. Hana muda. CV nyingi hutupwa kapuni ndani ya sekunde 20 tu. Ifanyie CV yako uhariri(edit) kadiri unavyoweza. Mara nyingi utagundua kwamba maneno au sentensi zinaweza kufupishwa na kuleta maana ile ile.

11. Tumia Fonts Zilizozoeleka– Pamoja na kwamba mara nyingi unasisitiziwa kwamba unapokwenda kushindana lazima ujitokeze kiupekee (stand out), kwenye uandishi wa CV epuka Kutumia fonts ambazo hazijazoeleka au hazitumiwi mara kwa mara kwenye mawasiliano ya kawaida ya kiofisi. Kwa bahati nzuri au mbaya, siku hizi kampuni nyingi zinatumia Vifaa maalumu kuzipitisha CV kwenye hatua ya kwanza. Hizi huipitisha CV yako kwa kunyakua baadhi ya maneno(key words). Kama umetumia fonts ambazo haizielewi,inatupwa. Fonts za kawaida ni kama Times New Roman,Verdana,Georgia,Garamond. Kama umeombwa CV kwa format ya Word na kwa email, kuwa makini zaidi. Ijaribu mara kadhaa CV yako kwamba ikichapishwa (printed) inatokaje nk. Kama mwajiri hajasema wazi anataka format gani, iweke CV yako kwenye PDF format. Utakuwa salama zaidi.

12. Rekebisha Makosa Ya Kisarufi– Makosa matatu ya wazi ya kisarufi(spelling mistakes) yanatosha kabisa kumfanya mwajiri atupilie mbali maombi yako. Rekebisha makosa. Mpe rafiki yako aisome CV yako. Bahati nzuri siku hizi zipo programu nyingi mitandaoni ambazo zinasaidia kukuonyesha makosa mbalimbali. Yarekebishe kabla hujatuma CV yako. Ukiitwa kwenye usaili (interview) usisahau kuzingatia haya niliyowahi kuandika hapa. Kila la kheri.

00:05:00